College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden

Klachtenregeling

Klachtbeleid Ctgb

Het Ctgb handelt klachten af volgens Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In een aanvullende klachtenregeling heeft het Ctgb een interne klachtadviescommissie ingesteld. Deze interne adviescommissie is belast met de behandeling van en advisering over klachten.
De afhandeling van klachten vindt in eerste instantie informeel en decentraal in de organisatie plaats. Uiteraard is het streven klachten te voorkomen.

Hoe dient u klacht in?

Klachten kunnen mondeling of schriftelijk ingediend worden. Mondelinge klachten worden standaard informeel afgehandeld, waarbij de klager de klachtprocedure alsnog in gang kan zetten. U kunt zich met uw mondelinge klacht tot de medewerker of diens leidinggevende wenden, die vanuit zijn of haar functie relateert aan het onderwerp van uw klacht. Klanten kunnen zo gewenst de accountmanager inschakelen.

Schriftelijke klachten worden alleen informeel afgehandeld, als de klager daarmee akkoord gaat en de klacht na de informele behandeling naar tevredenheid van de klager is afgehandeld. Schriftelijke klachten kunt u mailen naar klacht@ctgb.nl of per post verzenden aan het Ctgb, Postbus 8030, 6710 AA, Ede onder het vermelden van 'vertrouwelijk.

Vereisten aan een schriftelijke klacht

Een schriftelijke klacht bevat in ieder geval de naam, handtekening en het adres van de indiener, een dagtekening en een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

Formele procedure bij een schriftelijke klacht

Na ontvangstbevestiging en registratie van de klacht, beoordeelt de klachtadviescommissie of ingevolge Afdeling 9.1 Awb de klacht in behandeling kan worden genomen. Bij advies van de klachtadviescommissie tot niet in behandelingname wordt de klager uiterlijk vier weken na ontvangst van het klaagschrift door de directeur hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

Indien de klacht in behandeling wordt genomen, onderzoekt de klachtadviescommissie de klacht. De klachtadviescommissie stelt de klager en de beklaagde in de gelegenheid te worden gehoord tenzij de klacht kennelijk ongegrond is, dan wel de klager heeft verklaard hiervan geen gebruik te willen maken. De klachtadviescommissie zendt een advies en eventuele aanbevelingen alsmede het verslag van het horen aan de directeur. De afhandeling van klachten is gemandateerd aan de directeur van het Ctgb met uitzondering van klachten over gedragingen van (leden van) het College. Deze worden door het college afgehandeld. De directeur stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan verbonden worden

Wanneer ontvangt u een definitieve uitspraak naar aanleiding van uw klacht?

De gehele procedure duurt maximaal tien weken met een mogelijkheid tot verlenging met vier weken.Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt.

Niet tevreden?

Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u zich wenden tot: de Nationale Ombudsman

Registratie van klachten

Informele klachten worden wel zoveel mogelijk geregistreerd. Formele klachten worden in ieder geval geregistreerd. Dit geeft de organisatie inzicht in aard en omvang van de klachten zodat verbeteringen in gang kunnen worden gezet. De geregistreerde klachten worden jaarlijks (anoniem) in het jaarverslag geregistreerd.

Contactgegevens

klacht@ctgb.nl
0317 – 471 810