Algemene instructie
Uit het wettelijk kader vloeit voort dat voor een aanvraag voor toelating van een gewasbeschermingsmiddel gebruik gemaakt moet worden van het toepasselijke aanvraagformulier dat door het Ctgb is vastgesteld. De algemene instructie zet voor aanvragers op een zo toegankelijk mogelijke wijze uiteen hoe een aanvraag moet worden ingediend en aan welke algemene vereisten deze moet voldoen.
Algemene instructie
Aanvragers
Een aanvrager voor toelating van een gewasbeschermingsmiddel is fabrikant van het middel, of een bedrijf dat deze productie uitbesteedt aan een andere partij, of een partij die namens fabrikant is gemachtigd.
Voor sommige aanvraagtypes, kunnen ook derden een aanvraag voor toelating of wijziging van een middel indienen.
Derden die een aanvraag van kleine toepassingen of voor parallelhandel (art. 52) kunnen indienen, zijn:
- officiële of wetenschappelijke instanties die betrokken zijn bij landbouwactiviteiten
- professionele landbouworganisaties, en/of
- professionele gebruikers
Derden die een aanvraag voor toelating van gewasbeschermingsmiddelen kunnen indienen door wederzijdse erkenning (art. 40; wanneer een gewasbeschermingsmiddel in een lidstaat niet is toegelaten omdat in die lidstaat geen aanvraag voor toelating is ingediend), zijn:
1. officiële of wetenschappelijke instanties die betrokken zijn bij landbouwactiviteiten
2. professionele landbouworganisaties
Aanvragen
Een aanvraag voor toelating van gewasbeschermingsmiddelen bestaat uit een aanbiedingsbrief, een aanvraagformulier en indien van toepassing bijlagen. Het dossier kan digitaal aangeleverd worden via een upload link (verkrijgbaar via post@ctgb.nl) of door het op CD of DVD te zetten en te sturen naar postadres. Digitale handtekeningen op aanvraagformulieren en Letters of Access worden geaccepteerd. Ook is het mogelijk om de informatie deels digitaal aan te leveren en deels op papier.
Ondertekende documenten zoals het aanvraagformulier en Letter of Access kunnen in originele papieren versie worden geleverd per post: College voor de Toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden (Ctgb), Postbus 8030, 6710 AA EDE.
Wij verzoeken u echter de overige informatie in het dossier altijd digitaal aan te leveren. De gegevens die u digitaal aanlevert dient u bij voorkeur in de vorm van een CADDY dossier (één kopie), bij voorkeur CADDY XML , aan te leveren. Informatie over het overzetten van documenten in CADDY-format, kunt u vinden op ECPA's website eSubmission.ecpa.eu.
Gebuikt u een CD-ROM of DVD: vermeld dan a.u.b. op het label (van de CD-ROM of DVD) de middelnaam, het aanvraagtype en indien bekend het aanvraagnummer (bijvoorbeeld middel X, 20140122 AG). Zorg ervoor dat alle bestanden logische namen hebben bijvoorbeeld: “aanbiedingsbrief”, “aanvraagformulier”, “wettelijk gebruiksvoorschrift/gebruiksaanwijzing(WGGA)”. Delen van aanvraag dossiers die u per post verstuurt kunt u sturen naar ons postadres.
Instructions for files that are not submitted in CADDY
Administratieve aanvragen:
Bestanden die niet in CADDY worden aangeleverd, dienen aan de volgende eisen te voldoen: bestanden in Open formaat (ODT) maar bij voorkeur als Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF (Acrobat). Zorg ervoor dat de afzonderlijke bestanden een logische naam hebben. Bijvoorbeeld: ‘aanmeldingsbrief’, ‘aanvraagformulier’, ‘wettelijke gebruiksvoorwaarden/gebruiksaanwijzing (WGGA)’.
Aanvragen anders dan administratieve:
Vanwege onze vernieuwde zaakgerichte IT-werkomgeving is het noodzakelijk om gestandaardiseerde dossierindelingen en bestandsnamen te hanteren. Volg de instructie is onze handleiding. Ook blijft het mogelijk om een aanvraag in het CADDY-formaat in te dienen.
Middelnamen
De naam van product (gewasbeschermingsmiddel of biociden) mag niet verwarrend zijn voor de consument. Een paar criteria hiervoor zijn:
- de naam van het middel mag niet verwarrend zijn;
- de uitgesproken naam van het middel mag niet verwarrend zijn;
- de naam van het middel mag niet misleidend zijn met betrekking tot de gevaren / risico's van het middel;
- de naam van het middel mag geen verwarring veroorzaken over de samenstelling van het product;
- er moet een duidelijk onderscheid zijn tussen de middelnaam en de reguliere naam van de werkzame stoffen of hoe de werkzame stof werkt.
In geval van twijfel, neemt het College een beslissing. Deze informatie is te vinden in de beleidsregel naamgeving toegelaten biociden en gewasbeschermingsmiddelen (Staatscourant 2016, nr 54661).
Afwijkende eisen voor administratieve en kleine wijzigingen
Voor administratieve en kleine wijzigingen wijken de eisen enigszins af. Hieronder volgen de aanvraagtypen en de manier waar de aanvraag moet worden ingediend.
|
- Nieuwe en verandering van een afgeleide toelating |
De aanvraag kan op papier en digitaal worden ingediend. Wij accepteren Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF (Acrobat). Caddy format is niet nodig. |
| Export certificaat | De aanvraag kan op papier en digitaal worden ingediend. Caddy format is niet nodig. |
|
- Proefontheffing |
De aanvraag kan op papier en digitaal worden ingediend. Caddy format is niet nodig |
|
- Wijziging naam toegelaten middel - Wijziging naam toelatinghouder en/of adres en/of plaats |
De aanvraag kan op papier en digitaal worden ingediend. Wij accepteren Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF (Acrobat). Caddy format is niet nodig. NB: Voor dit type kleine aanvragen is een aanbiedingsbrief niet nodig. |
Informatie over betaling
Na ontvangst van uw aanvraag, stuurt het Ctgb u een bevestigingsbrief en factuur. A.u.b. uw betaling voldoen aan de hand van de factuur (dus niet overuit). De behandeling van uw aanvraag wordt gestart, nadat de factuur is voldaan.
Automatische incasso van facturen
Het Ctgb adviseert aanvragers om een automatische incasso ten behoeve van Ctgb-facturen te regelen. Deze betaling maakt gebruik van de Europese opvolger van het nationale systeem voor automatische incasso: Euro-incasso. Door het regelen van automatische incasso van uw facturen hoeft u zich geen zorgen meer te maken over tijdige betaling en verminderen we uw administratieve lasten. U behoudt steeds de controle over uw eigen bankrekening en u kunt vooraf automatische incasso's annuleren of de betaling achteraf weer intrekken.
Mocht u ervoor kiezen om uw Ctgb-facturen via Europese incasso te betalen, neemt u dan contact op met onze afdeling Finance & Control. Zij zullen dan de procedurele stappen en de nodige contracten met u doornemen.
Voertaal
Als onderdeel van de Nederlandse rijksoverheid communiceert het Ctgb in het Nederlands. Zo zijn bijvoorbeeld de besluiten van het College in het Nederlands opgesteld en worden bezwaar- en beroepsprocedures afgewikkeld in het Nederlands.
British English is de voertaal tussen de EU-lidstaten. Zo moet het (draft) Registration Reports (RR) altijd in het Engels worden opgesteld. Dit om de uitwisseling van evaluaties en beoordelingen tussen de EU-lidstaten te vergemakkelijken.